Manfaat Software ERP Untuk Bisnis Anda

MANFAAT SOFTWARE ERP UNTUK BISNIS ANDA

ERP (Enteprise Resource Planning) software adalah seperangkat software yang berfungsi untuk mengelola dan mengintegrasikan berbagai aktivitas operasional dalam sebuah bisnis. ERP dulu lebih banyak digunakan oleh perusahaan-perusahaan berskala besar (enterprise)namun sekarang juga telah populer di kalangan UKM. Dalam artikel kali ini, Optima Solusi Digital akan membahas pengertian ERP software dengan lebih detail, dan kegunaannya bagi bisnis Anda

Apa Kegunaan ERP Untuk Bisnis Anda

Pernahkah Anda bertanya-tanya mengapa begitu banyak bisnis yang mencari solusi dengan ERP?. Apa yang mereka butuhkan?. Tentunya mereka yang menggunanakan tidak akan mempertimbangkan penerapan sistem ERP jika tidak memiliki keuntungan untuk bisnis mereka.  Berikut ini adalah beberapa manfaat yang bisa Anda dapatkan dengan mengimplementasikan perangkat lunak ERP di perusahaan Anda

1. Efisiensi

Sistem ERP berfungsi menyederhanakan berbagai aktivitas operasional yang umumnya memakan banyak waktu dan tenaga. Tugas-tugas kompleks seperti pengecekan inventaris, pembagian tugas, pemantauan jam kerja, penggajian, pembuatan laporan keuangan, semuanya dapat dilakukan secara otomatis.

Dengan berkurangnya pekerjaan manual, tim dapat lebih fokus pada pekerjaan mereka tanpa harus mengganggu tim lainnya. Misalnya, tim marketing dapat memantau laporan web traffic harian tanpa harus memintanya dari tim IT. Tim akuntansi dapat membuat laporan yang terkait dengan sales tanpa harus bergantung pada manajer penjualan.

ERP juga menyediakan akses data yang cepat bagi manajer dan pemangku kepentingan di perusahaan. Decision maker dapat memantau indikator kinerja utama di seluruh perusahaan hanya melalui dasbord. Seluruh data yang dibutuhkan dapat dihasilkan secara real time.

Software ERP memudahkan kolaborasi antar divisi

2. Memudahkan Kolaborasi Antar Divisi

Kolaborasi antar divisi merupakan bagian yang krusial dan sering diperlukan dalam bisnis. ERP software meruntuhkan dinding-dinding pembatas antara departemen. Dengan data yang dimasukkan ke dalam sistem ERP yang terpusat dan konsisten, satu departemen dapat mengakses data dari departemen yang lain.

Baca : SENI MEMBANGUN TIM ALA KLUB SEPAKBOLA

3. Menghemat Biaya Operasional

ERP juga membantu perusahaan dalam menghemat biaya operasional. Dengan sistem ini, sebagian besar aktivitas operasional dapat diotomatiskan. Dengan begiut berbagai gangguan, kendala, dan kerusakan dapat diantisipasi dengan baik.

Seluruh pekerjaan kompleks dapat diselesaikan dengan lebih cepat sehingga ini dapat mengurangi lead time. Perusahaan juga dapat mengurangi biaya tenaga kerja, karena ERP mampu mengambil alih berbagai pekerjaan manual.

4. Meningkatkan Keamanan Data

ERP memiliki firewall dan kontrol pembatasan untuk mencegah pelanggaran data. Seluruh data disimpan dalam sistem terpusat sehingga titik akses  dapat dimonitor dengan ketat dan keamanannya pun terjaga. Admin yang bertanggung jawab mengelola data perusahaan bisa memberikan hak akses terbatas kepada karyawan. Misalnya, manajer HR dapat menyembunyikan data-data penting hanya untuk dirinya dan para pemangku kepentingan sementara memberikan hak akses kepada karyawan untuk melihat data keuangan mereka masing-masing.

Admin juga dapat dengan cepat menghentikan akses karyawan yang diberhentikan dan memberikan hak akses kepada karyawan baru. Solusi ERP juga menunjukkan aktivitas pengguna, sehingga admin dapat dengan mudah mengidentifikasi tindakan yang tidak sah atau pola aktivitas yang mencurigakan dalam sistem.

5. Memudahkan Dalam Membuat Perkiraan Bisnis

Salah satu hal yang paling krusial bagi kemajuan bisnis adalah perkiraan (forecast) yang tepat. Pemangku kepentingan dalam perusahaan bergantung pada laporan untuk membuat perkiraan yang pada akhirnya akan memengaruhi keputusan yang mereka ambil. Oleh karena itu, sangatlah penting bagi bisnis untuk mendapatkan laporan real-time, lengkap, dan konsisten. Solusi yang dihadirkan ERP software bisa memfasilitasi semua itu.

Sotware ERP memudahkan dalam pembuatan forecasting

Kapan Waktu Yang Tepat Untuk Menggunakan ERP

Setiap bisnis unik dan memiliki tantangan yang berbeda. Yang menjadi pertanyaannya sekarang adalah, kapan sebaiknya Anda memutuskan untuk menggunakan ERP? Berikut ini adalah beberapa parameter yang menunjukkan bahwa Anda harus mempertimbangkan untuk menggunakan sistem ERP secepatnya.

  • Staf Anda menghabiskan terlalu banyak waktu pada tugas-tugas yang semestinya  sudah tidak dilakukan secara manual.
  • Tidak memiliki akses cepat dan mudah ke data yang Anda butuhkan untuk mengambil keputusan bisnis.
  • Proses bisnis di perusahaan mengharuskan Anda bekerja sama dengan berbagai vendor atau supplier dari berbagai wilayah.
  • Bisnis Anda memiliki banyak aplikasi yang berbeda yang telah Anda terapkan untuk bisnis Anda selama bertahun-tahun, tetapi semuanya tidak saling terhubung satu sama lain.
  • Kesulitan didalam memonitor tingkat inventaris Anda setiap hari.
  • Menghabiskan terlalu banyak waktu untuk mencari informasi, mencoba meningkatkan produktivitas dan efisiensi, dan mengintegrasikan berbagai fungsi dalam bisnis Anda.
  • Staf Anda tidak dapat dengan mudah berkolaborasi atau berbagi informasi satu sama lain maupun antar divisi.
  • Anda tidak dapat mengakses data dan informasi bisnis penting saat berada di luar kantor
  • Anda sering kali terlambat ketika mengatasi masalah. Dengan kata lain, Anda tidak dapat bersikap proaktif dalam mengidentifikasi masalah dalam proses bisnis Anda.

Jika sebagian besar poin yang dikemukakan di atas relevan bagi Anda, maka berarti ini saatnya bagi Anda untuk segera mencari vendor ERP yang tepat.

Modul-Modul Umum Yang Digunakan Dalam Sistem ERP

Anda telah memahami apa itu ERP beserta berbagai macam kegunaannya. Kini Anda perlu mengetahui modul-modul apa saja yang biasanya ada dalam ERP secara umum.

1. Sales ( Penjualan)

Modul ini berfungsi menangani alur kerja penjualan seperti pertanyaan penjualan, penawaran, sales order, dan faktur. Integrasi modul Penjualan dan CRM dapat mempercepat siklus penjualan dan menghasilkan keuntungan lebih besar bagi perusahaan.

2.CRM ( Customer Relationship Management)

Modul ini membantu meningkatkan kinerja penjualan melalui layanan pelanggan yang lebih baik dan membangun hubungan yang sehat dengan pelanggan. Modul ini juga membantu perusahaan mengelola dan melacak informasi prospek dan pelanggan seperti riwayat komunikasi, panggilan, pertemuan, data transaksi yang mereka lakukan, durasi kontrak, dan lain-lain.

Baca : CARA CERDAS MENANGANI KOMPLAIN PELANGGAN

3. Inventory

Modul inventory berguna untuk melacak dan mengelola persediaan. Didalamnya termasuk memantau tingkat persediaan, menjadwalkan pengisian ulang, melakukan forecasting dan membuat laporan inventory. Sistem ERP yang bagus memungkinkan integrasi modul ini dengan modul pembelian.

4. Pembelian

Modul ini mengelola proses yang terlibat dalam pengadaan barang. Ini termasuk, daftar supplier, permintaan dan analisis penawaran, Purchase Order, Goods Receipt Notes, dan pembaruan stok. Modul ini dapat diintegrasikan dengan modul inventory untuk manajemen pengadaan stok yang lebih optimal.

5. Akuntansi

Modul akuntansi berfungsi untuk mengelola aru kas masuk dan dalam suatu perusahaan. Modul juga membantu perusahaan menangani berbagai transaksi akuntansi seperti pengeluaran, neraca, buku besar, rekonsiliasi bank, penganggaran, dan lain-lain. Laporan keuangan perusahaan dapat dibuat hanya dengan beberapa klik dengan modul ini.

6. HRM ( Human Resources Management)

Modul HRM membantu meningkatkan  efisiensi departemen SDM atau HR dalam perusahaan. Modul ini membantu mengelola informasi karyawan seperti penilaian kinerja, deskripsi pekerjaan, keterampilan, kehadiran, cuti, dan lain-lain. Manajemen penggajian merupakan salah satu sub modul yang paling penting dalam modul HRM yang befungsi untuk mengelola gaji, biaya perjalanan, dan pengembalian biaya.

Baca : PERAN STRATEGIS HRD DALAM KINERJA BISNIS PERUSAHAAN

Software ERP yang cocok digunakan untuk bisnis UMKM dan UKM

Kesimpulan

Di tengah persaingan bisnis yang semakin ketat seperti sekarang, Anda harus dapat mengikuti berbagai tren teknologi yang cepat berubah. Menjalankan bisnis Anda dengan metode lama atau manual hanya akan membuat bisnis Anda tertinggal dari yang lain. Jika pemilik bisnis lain sudah mengotomatiskan proses bisnis mereka, mengapa Anda belum?.

ERP dapat menyederhanakan berbagai aktivitas operasional bisnis yang kompleks sehingga meningkatkan efisiensi, menghemat biaya, dan mengoptimalkan produktivitas bisnis Anda. Perangkat lunak ini dapat digunakan oleh setiap bisnis dengan berbagai skala, baik kecil, menengah, maupun besar.

Jika Anda masih bingung mengenai modul-modul yang Anda butuhkan dalam sistem ERP, jangan ragu untuk bertanya kepada penyedia solusi ERP yang tepat. Optima Solusi Digital menyediakan konsultasi gratis bagi Anda yang berencana mengimplementasikan ERP pada bisnis Anda. 

Comments

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *